Dennoch liegt der Anteil elektronischer Rechnungen aktuell zum Teil noch im einstelligen Prozent-Bereich. In vielen mittelständischen Gewerbebetrieben und zahlreichen öffentlichen Einrichtungen ist die digitale Transformation noch nicht angekommen, zumindest nicht bei der Rechnungsstellung. Damit die weitere Akzeptanz der E-Rechnung vorankommt, formuliert Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann drei wesentliche Voraussetzungen:
1. Neutrale Schulung der Anwender, aber in engem Kontakt mit den System- und Serviceanbietern.
Es fehlt vielen Mitarbeitern in Betrieben und Behörden die Expertise, die Systeme zu integrieren und für die eigene Organisation nutzen zu können. Die Anwender müssen von der Zuverlässigkeit der Systeme und der Vertrauenswürdigkeit der Systemlösungsanbieter überzeugt sein – nur dann profitieren sie von allen Vorteilen der elektronischen Rechnung. Ein enger Kontakt zu den Anbietern entsprechender Lösungen und Schulungen der Mitarbeiter sind daher ein entscheidendes Instrument, um die weitere Akzeptanz zu unterstützen.
2. Die Lösungen präziser am Bedarf der Anwender in der Praxis orientieren.
Die Anwendungssysteme, die elektronischen Rechnungsformate, ihre Übermittlung und Archivierung müssen den Anforderungen der Praxis gerecht werden. Der weitere Fortschritt der E-Rechnungs-Standards muss deren Bedienbarkeit im Blick behalten und sich zukünftig noch stärker am Bedarf der Anwender orientieren. Dazu gehört auch eine – erneute – Diskussion zu den hybriden Formaten und deren Handhabung, sowie ein qualifizierter Austausch von relevanten Erfahrungen innerhalb der Internetwirtschaft und der Interessensträger und Initiativen. Die Verantwortlichen sollten daher Befragungen und Untersuchungen durchführen, die die Bedarfe auf der Seite der Kunden und der Lieferanten genauer bestimmen. Im Rahmen der weiteren Digitalisierung von Prozessen sind auch Lösungen aus der Cloud ein wichtiger Bestandteil der Konzeption.
3. Geprüfte Qualität der Systeme mittels Gütesiegel.
Es ist eine positive Entwicklung, dass offizielle europäische Standards und Formate für die Datenübermittlung im E-Invoicing entstehen. Wie korrekt und sicher die Systemanbieter diese Standards umsetzen, sollte für Anwender transparent nachvollziehbar sein. Der eco Verband regt daher an, Qualitätsstandards für Gütesiegel zu schaffen, die Systeme als zuverlässig und Anbieter als vertrauenswürdig qualifizieren. Solche Maßnahmen können die Akzeptanz und das Vertrauen in E-Rechnungs-Lösungen auch im Mittelstand und in den Verwaltungen stärken.